Como podemos ajudar?

Primeiros passos no CRM

O CRM organiza o relacionamento com as famílias, as ofertas para os alunos e o acompanhamento das oportunidades de matrícula.

1. Abra a página inicial do CRM e escolha seu ambiente de trabalho.
2. Entre com o acesso correspondente ao seu perfil.
3. Localize o cadastro ou a oportunidade antes de iniciar um novo registro, evitando duplicidade.

As opções disponíveis dependem das permissões do usuário conectado.

Leads e etapas do funil

Uma lead representa uma oportunidade de atendimento. Use o funil para acompanhar sua situação comercial e abrir os detalhes da negociação.

1. Acesse o funil comercial da operação e use a pesquisa para localizar a lead.
2. Para iniciar um atendimento, use Novo lead e preencha os dados solicitados.
3. Confira os dados da família e dos alunos, registre as informações do atendimento e mantenha a etapa atualizada.
4. Programe a próxima ação para dar continuidade ao contato.

Lead

Oportunidade no início do atendimento.

Negociando

Proposta em discussão com a família.

Lista de espera

Oportunidade aguardando disponibilidade ou continuidade.

Matriculando

Etapa acompanhada pela secretaria para conclusão.

Ganho

Oportunidade registrada como bem-sucedida.

Perdido

Oportunidade encerrada sem conversão. É obrigatório informar o motivo da perda.

As alterações de status são registradas no histórico. As etapas descrevem a situação da oportunidade; não são uma sequência obrigatória para todos os casos.

Acesso, compartilhamento e transferência

A visibilidade controla quais operadores podem acessar a lead:

• Privada: acesso do operador responsável.
• Operadores designados: acesso também dos operadores selecionados.
• Pública para operadores: acesso pelos operadores do CRM.

Se uma lead não aparecer, confira os filtros e solicite à supervisão a verificação do responsável e da visibilidade.

A supervisão pode transferir uma lead para outro operador ativo. A transferência também altera o responsável pelas ações pendentes da lead e gera um registro de histórico.

Compartilhar o acesso não troca o operador responsável. Uma lead pública para operadores não é um cadastro aberto na internet.

Ofertas e orçamento da família

A oportunidade pode reunir alunos e múltiplas ofertas ativas. Revise a proposta de cada aluno antes de apresentar os valores à família.

1. Abra a oportunidade no funil e confira o período letivo e os alunos vinculados.
2. Revise as ofertas, turmas e serviços selecionados para cada aluno.
3. Confira valores, parcelas, material e benefícios aplicáveis nas opções exibidas.
4. Resolva solicitações de autorização pendentes e gere o orçamento com as condições revisadas.
5. Antes de encaminhar a oportunidade à etapa Matriculando, confirme que o último orçamento corresponde ao combinado.

A secretaria consulta o último orçamento registrado na lead, incluindo a data de atualização. Confira também o aviso sobre a validade das informações prestadas pelo responsável.

Descontos, bolsas-atleta e permutas

As autorizações comerciais permitem analisar descontos excepcionais, bolsas-atleta e permutas. Uma solicitação pode estar pendente, aprovada ou recusada.

1. Na negociação, confira a oferta do aluno e os limites aplicáveis antes de solicitar um benefício.
2. A supervisão abre Autorizações e filtra a situação desejada.
3. Para descontos, confira aluno, oferta, percentual solicitado e limites da oferta e do operador.
4. Para bolsa-atleta, verifique a elegibilidade da turma, selecione a oferta elegível e o percentual.
5. Registre a decisão e confira a condição resultante na oferta antes de gerar uma nova proposta.

Uma solicitação pendente ainda não é uma aprovação. Bolsas-atleta dependem de uma oferta elegível.

Próximas ações, agenda e visitas

Registre a próxima ação da lead com tipo, descrição, data, horário e prioridade. Os tipos incluem ligação, WhatsApp, e-mail, reunião, visita, documentos, retorno e outro.

1. Defina o próximo contato na oportunidade, com uma descrição objetiva do que precisa ser feito.
2. Consulte a agenda do seu ambiente para acompanhar os compromissos.
3. Para visitas, confira também o calendário e os agendamentos disponíveis para seu perfil.
4. Ao encerrar uma ação, informe o resultado. No encerramento de uma visita, selecione se foi finalizada ou cancelada.

O encerramento de uma ação de visita atualiza o agendamento vinculado. Use o resultado para registrar o que ocorreu e orientar o próximo atendimento.

Agenda da operação → · Visitas na supervisão → · Calendário da secretaria →

Consultar orçamento e concluir matrícula

A lista da secretaria apresenta oportunidades na etapa Matriculando.

1. Acesse o painel da secretaria e abra a lead.
2. Confira nome, telefone, período letivo e operador responsável.
3. Leia o último orçamento e verifique sua data de atualização. Se não houver orçamento, alinhe com o operador antes de concluir.
4. Após conferir a conclusão do processo, escolha Marcar como ganho ou Marcar como perdido.
5. Em caso de perda, informe o motivo e confirme a decisão.

A decisão retira a lead da lista da secretaria. O comando registra o resultado comercial da oportunidade; esta tela não comprova execução de procedimentos em outros sistemas escolares.

Cadastros e importações

Prepare a estrutura acadêmica e os vínculos das famílias antes da configuração comercial.

• Estrutura acadêmica: segmentos, cursos, turmas e serviços.
• Pessoas: alunos, responsáveis e os vínculos entre eles.
• Equipe: operadores, supervisores e secretarias, conforme a permissão administrativa.

Ordem das importações

1. Turmas.
2. Alunos.
3. Enturmações.
4. Responsáveis e seus vínculos.
5. Descontos dos alunos.

Essa é a ordem de dependência indicada no menu do sistema. Confira os resultados de cada etapa antes de seguir para a próxima.

Abrir o painel administrativo →

Preparar e gerar rematrículas

A geração depende do mapeamento das turmas de destino e das ofertas do próximo período. Siga a sequência do menu administrativo.

1. Progressão de turmas: mapeie a próxima turma dos cursos regulares.
2. Mapear extracurriculares: defina os destinos das atividades complementares.
3. Diagnosticar extracurriculares: confira e resolva as pendências.
4. Gerar rematrículas: simule, revise os resultados e gere as leads do próximo período.

Se ofertas tiverem sido geradas para uma turma incorreta, a administração completa dispõe de Correção de rematrículas para troca em lote. Revise o conjunto afetado antes de executar a correção.

Acompanhar o funil e a ocupação

Use os relatórios de acordo com a pergunta que deseja responder e as opções disponíveis no seu perfil.

• Como estão as negociações? Consulte o funil por etapa e operador.
• Como está a ocupação das turmas? Consulte o painel de ocupação, com indicadores de ocupação efetiva e prevista.
• Quais alunos e responsáveis estão cadastrados? Use o relatório de alunos e responsáveis na administração.
• Quais benefícios foram concedidos? Consulte os relatórios de descontos, bolsas-atleta, permutas e o consolidado de benefícios.
• Em quais períodos e turmas o aluno tem matrícula? Consulte matrículas por aluno na administração.

Ao comparar resultados, mantenha os mesmos filtros de período, turma e demais critérios disponíveis.

Relatórios da supervisão → · Ocupação na administração →

Dúvidas frequentes